Kaidah dan Aturan Penulisan Surat Resmi dan Surat Dinas

Kepala surat (kop surat) berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang nama, alamat, serta keterangan lain yang berkaitan dengan instansi atau badan pengirim surat. Kaidah penulisan kepala surat adalah sebagai berikut.

a.       Unsur-unsuralamat dipisahkan dengan tanda koma, bukan dengan tanda hubung.

Contoh: Jalan Gunung Semeru No. 20 Blok D, Kelurahan Gunung Pangilun, Kecamatan Padang Utara, Padang.

b.      Kata jalan dituliskan lengkap jalan, tidak singkat Jl. atau Jln.

c.       Jika kantor tersebut memiliki nomor telepon, tuliskan kata Telepon, bukan Tilpon, dan bukan pula singkatan Telp. atau Tilp. Kemudian, nomor telepon tidak perlu diberi titik karena bukan merupakan suatu jumlah (Telepon 4536754, bukan Telpon 4.536.754).

Kaidah penulisan tanggal surat adalah sebagai berikut.

a.       Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.

b.      Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka. Misalnya, bulan November tidak boleh ditulis Nov. atau 11; Februari menjadi Feb. atau 2

c.       Tahun juga dituliskan lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas.

d.      Pada akhir tanggal surat, tidak dibubuhkan tanda baca apa pun, baik titik maupun tandahubung.

Contoh: 28 Oktober 2007

Kaidah penulisan alamat (dalam) surat adalah sebagai berikut.

a.       Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan pemenggalan alamat tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa.

b.      Alamat surat tidak diawali kata kepadakarena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal).

c.       Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diikuti titik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik).

d.      Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

e.       Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu atau Saudara tidak digunakan. Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengangelar, pangkat, atau dengan jabatan. Perhatikan contoh penulisan alamat yang benar:

Yth. Bapak Syakuro, B.A.

Yth. Bapak Darwino

Yth. Ir. Mariani

Yth. Kepala Desa Tajur

Yth. Kapten Sumijo

f.       Penulisan kata jalan tidak singkat. Kemudian, nama gang, nomor, RT, dan RW biasanya dituliskan lengkap dengan huruf kapitalsetiap awal kata. Selanjutnya, nama kota dan provinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apa pun. Seperti pada alamat pengirim, pada alamat yang dituju pun perlu dicantumkan kode pos jika kota tersebut telah memilikinya untuk memperlancar dan mempermudah penyampaian surat Anda ke alamat yang dituju. Perhatikan contoh penulisan alamat di bawah ini:

Yth. Kepala Biro Umum

PT Jaya Lestari

Jalan Menteng Raya No. 5

Jakarta Pusat 12254

g.      Adakalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis surat tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan, apakah kepada direktur, kepada sekretarisnya, ataukah kepada kepala bagian personalianya. Kalau demikian permasalahannya, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan sehingga alamat itu, misalnya, ditulis sebagai berikut :

Yth. Pimpinan Pabrik Minyak Lam Kiau

Jalan Tabing No. 10 Padang

h.      Jika kita berkirim surat kepada seseorang berdasarkan iklan surat kabar, seperti iklan dalam Kompas atau dalam Suara Pembaharuan, hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan tersebut, dan bukan kepada iklannya. Oleh karena itu, alamat yang benar menurut kaidah bahasa adalah alamat yang ditujukan kepada pemasangnya, seperti contoh berikut:

Yth. Pemasang Iklan pada harian Kompas

Kotak Pos 2619

Jakarta 10001 di Bawah No. 658

Kaidah penulisan salam pembuka dalah sebagai berikut.

a.       Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat.

b.      Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain dituliskan kecil semua, kemudian salam pembuka itu diikuti tanda koma.

c.       Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-surat dinas yang bersifat netral adalah.

Dengan hormat, (D kapital, h kecil, diikuti tanda koma)

Salam sejahtera, (S kapital, s kecil, diikuti tanda koma)

Saudara …..,

Saudara ….. yang terhormat,

Bapak ….. yang terhormat,

Dr. Ir. Aceng Suherlan yang terhormat,

Prof. Adad Iskandar yang terhormat,

Kaidah penulisan salam penutup adalah sebagai berikut.

a.       Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-kata lainnya ditulis kecil.

b.      Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma.

Contoh:

Salam takzim,                               Salam Takzim,

Salam kami,                                  Salam Kami,

Hormat kami,                               Hormat Kami,

Wasalam,                                      Wassalam,

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Kaidah penulisan dan tata letak tanda tangan, nama jelas, dan jabatan adalah sebagai berikut:

a.       Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun.

b.      Di bawah nama penanda tangan, dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut.

c.       Jika akan dicantumkan pula nomor induk pegawai pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi, sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

Perhatikan contoh di bawah ini:

M. Taufik Arif

NIP 130519977

Kepala

Perhatikan pencantuman tanda tangan, nama jelas, dan jabatan di bawah ini:

Tanda tangan

Drs. Sungaji

Kepala

Tanda tangan

M.Arsalan, S.E.

Direktur

Tanda tangan

Prof. Dr. Sangkuni, M.Sc.

NIP 130427722

Rektor

Kaidah penggunaan bentuk singkata a.n. adalah sebagai berikut.

a.       Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan.

b.      Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan itu.

Perhatikan bentuk penulisan bentuk singkatan a.n. di bawah ini.

…………………………

a.n. Direktur Utama

PT Sumber Waras

Tanda angtan

Mardoni

Direktur Pemasaran

…………………………..

a.n. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

NIB 1946

Tanda Tangan

Nama jelas

Sekretaris Pusdiklat

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy). Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Perhatikan penulisan tembusan di bawah ini:

Tembusan:

1.      Direktur Sarana Pendidikan

2.      Kepala Bagian Tata Usaha

3.      Sdr. Sukijan

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian bawah di sebelah kiri. Misalnya:

SR/Ggn

SR : Singkatan nama pengonsep: Siti Rumati

Ggn : Singkatan nama pengetik: Gugun